Transformation
“Wir spüren die Veränderungen des Marktes und wollen unser Unternehmen zukunftssicher aufstellen!”
Der Markt, das Geschäftsmodell, die technischen Möglichkeiten alles ist stetig im Wandel - das Einzige was sicher scheint ist die Veränderung: Welche Form der Zusammenarbeit und welche Prozesse braucht es um möglichst schnell auf Veränderungen reagieren zu können?
Doch wo starten? Zunächst einmal schauen wir uns die derzeitige Organisationskultur und -struktur an sowie äußere Einflüsse und Rahmenbedingungen. Dies schafft Transparenz und öffnet den Blick für Chancen und Herausforderungen.
Angepasst an die Bedürfnisse initiieren wir gemeinsam mit einer Steuerungsgruppe, zusammengestellt aus Schlüsselpersonen im Unternehmen, einen Beteiligungsprozess um gemeinsam geeignete Formen der Zusammenarbeit zu entwickeln und etablieren. Die Beteiligung aller Mitarbeitenden führt zu einer höheren Akzeptanz der Veränderung und schafft Raum für eine ganzheitliche Entwicklung und Reflexion auf Unternehmensebene.
Kollaborativ und ressourcenorientiert unterstützen wir Menschen auf ihrem Weg zum Andershandeln und -denken. Wir hinterfragen Strukturen und ebnen gemeinsam den Weg hin zu lernenden Umgebungen.
Mit Spaß und Leichtigkeit gestalten wir jeden Prozess passgenau und individuell, dabei gehen wir iterativ vor, denn wir wissen - Unerwartetes ist erwartbar.
Unser Ansatz basiert auf Design Thinking. Unsere Methoden sind vielfältig und kommen aus dem agilen Projekt- & Prozessmanagement, der systemischen Organisationsentwicklung und beruhen auf einem starken “WIR”.
Haltung
Innovation braucht
Raum und Struktur
Raus aus dem Büro - Rein in den Alltag der Reisenden
Pferdeomnibus, Dampflok, elektrische Bahnen: Der öffentliche Nahverkehr - wir nutzen ihn täglich - auch dieser unterliegt einem Wandel. Durch neue Technologien werden nicht nur die Beförderung verbessert, klimaneutraler gestaltet, sondern auch der Komfort für die Reisenden wird größer.
Design Thinking
Auf was legen Reisende besonders viel wert? Welche Situationen beobachten bzw. erleben Reisende auf ihrem Weg zur Arbeit? Inwiefern nutzen Reisende die derzeitigen Angebote des Verkehrsverbunds?
Diese und viele weitere Fragen stellten wir Nutzer:innen. Sie erzählten uns ihre Geschichten mit Bezug auf den öffentlichen Nahverkehr. Das von uns begleitete Design Thinking Team hatte so die Möglichkeit über ihre eigenen Grenzen hinauszuschauen und ins Erleben zu kommen.
Aus der Perspektive der Nutzer:innen haben sie auf ihre Produkte und Angebote geschaut, Schwachstellen entdeckt sowie die Bedürfnisse der Reisenden tiefer gehend verstanden. Herausgefunden haben die Teams, dass Reisenden vor allem Sauberkeit, Sicherheit und eine aktuelle Verkehrslage wichtig ist. Aufbauend auf diesen Erkenntnissen konnten neue Ideen für ihre App entwickelt werden.
Um die Ideen zu testen wurden Prototypen entwickelt, die die Kernfunktion der Idee erlebbar machten, sodass das Feedback der Nutzer:innen in die Idee einfließen kann. Am Ende entstanden zwei Ideen, die in weiteren Testreihen verfolgt werden sollen, um so das Produkt und den Service des Verkehrsverbunds zu verbessern.
Kollaboration
Berliner Freiflächen sind rar und stark umkämpft. Der Abstimmungsprozess zum Konzept einer Zwischennutzung einer Berliner Liegenschaft schien zunächst sehr eindeutig, die Komplexität nahm im Verlauf durch die unterschiedlichen Stakeholder mit ihren Bedürfnissen und Wünschen weiter zu. Wir unterstützen das Projektteam alle Schlüsselpersonen zu identifizieren und darauf zu achten , dass ihre Interessen berücksichtigt werden.
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In digitalen Workshoprunden haben wir mit allen Beteiligten eine gemeinsame Zukunftsvision skizziert. Elemente der Freizeitgestaltung, des urbanen Gärtnerns, der Gastronomie und Tierhaltung wurden auf einem digitalen Lageplan des Grundstücks eingefügt, diskutiert, verschoben und mit Details und Eigenschaften versehen. Visualisierung wirkt Missverständnissen entgegen, so wurden die Ideen auf einem digitalen Whiteboard gesammelt und ergänzt.
Das Einbeziehen aller Schlüsselpersonen, auch derjenigen, die im ersten Schritt nicht mitgedacht wurden und der vermeintliche Mehraufwand haben sich gelohnt. Wir konnten so Detailwissen bei der Umstrukturierung mitdenken, was an einer späteren Stelle eine große Herausforderung geworden wäre und konnten so auch Akzeptanz und Euphorie für die Zwischennutzung erzeugen.
Kommunikation
Kommunikation ist: Reflexionsvermögen, Bewusstsein für Sprache und die eigenen Bedürfnisse, ein Interesse am Gegenüber und am Verständigen, Kommunikation ist individuell und subjektiv. Kurz: Kommunikation ist Partner:innenarbeit. Kommunikation ist individuell und subjektiv.​
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Im Rahmen eines Transformationsprozesses stellen wir uns die Frage wie eine aktive und explizite Kommunikation den Veränderungsprozess begleiten und befördern kann.
Wir kommunizieren zu jeder Zeit, auch wenn wir keine Worte verwenden. Wenn also Informationen verschwiegen werden, Entscheidungen intransparent sind und neue Prozesse nicht nachvollziehbar aufgeklärt werden, entsteht Unmut und z.T. auch Angst bei den Mitarbeitenden. Explizite Kommunikation ist der Schlüssel zu Eigenverantwortung und Offenheit gegenüber künftigen Veränderungen.
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Nach eine Analyse der internen Kommunikationsstruktur haben wir mit Hilfe der Delegationsmatrix eine Kommunikationsstrategie passend zum Unternehmen und Prozess entwickelt. Zunächst wurde der Rahmen darüber abgesteckt, was von den Führungskräften entschieden wird und welche Entscheidungen offen zur Diskussion stehen, bzw. inwiefern Mitarbeitende sich aktiv gestalten können. Dieses Vorgehen beugt Frustration vor und gibt Orientierung.
Missverständnisse sind nie zu umgehen, die Frage ist: Was lernen wir daraus und wie schaffen wir es ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln. Die Wiedergabe einer Botschaft führt meist zu Überraschungen “Ach so hast du das verstanden? Das hatte ich gar nicht im Blick…” Wir haben die Beteiligten in allen Entscheidungsrunden gebeten ihr Verständnis zu verbalisieren und in Gruppenarbeiten zu synchronisieren. Zunächst scheint dies sehr aufwändig, doch der Erfolg direkter zielgerichteter Kommunikation ist spürbar für Führungskräfte und Mitarbeitende und das weiter wachsende Wissen darum, wie Missverständnisse thematisiert und proaktiv aufgelöst werden können verfestigt sich. Fazit: Übers Reden zu Reden bewahrt uns vor Lawinen des Unmuts und schafft Vertrauen durch Transparenz.
Moderation
Die Herausforderung: Du stehst auf einer großen Bühne, in einem Workshopraum, viele neugierige Gesichter schauen in dein Gesicht oder in ihre Laptopkamera - was sie eint: Sie alle bringen Erwartungen und individuelle Gedanken und Meinungen mit, die an diesem Tag Gehör finden sollen.
Für eine Moderation bereiten wir uns ganz individuell vor: Wer ist meine Zielgruppe? Was ist das Ziel der Veranstaltung? Was sind die Erwartungen der Zielgruppe? Wie viel Partizipation ist erwünscht?
Wir als Moderator:innen öffnen Räume nehmen aber auch Raum, stellen gezielt Fragen, involvieren, lassen Diskussionen zu, fassen zusammen, sichern Ergebnisse - dies geht natürlich nur mit einer guten Vorbereitung und einem detailreichen Ablaufplan, der mit unseren Auftraggeber:innen abgestimmt und verhandelt ist.
Zu Beginn einigen wir uns mit den Teilnehmer:innen auf Kommunikationsregeln, sodass die Teilnehmer:innen aktiv daran beteiligt werden einander zuzuhören und aufeinander einzugehen.
Unser Ziel ist es, Veranstaltungen zu kreieren in der jeder Mensch gesehen und gehört wird. Wir führen AHA-Momente und Emotionen herbei, die zu einem nachhaltigen Ergebnis führen.
Moderation
Die Herausforderung: Du stehst auf einer großen Bühne, in einem Workshopraum, viele neugierige Gesichter schauen in dein Gesicht oder in ihre Laptopkamera - was sie eint: Sie alle bringen Erwartungen und individuelle Gedanken und Meinungen mit, die an diesem Tag Gehör finden sollen.
Für eine Moderation bereiten wir uns ganz individuell vor: Wer ist meine Zielgruppe? Was ist das Ziel der Veranstaltung? Was sind die Erwartungen der Zielgruppe? Wie viel Partizipation ist erwünscht?
Wir als Moderator:innen öffnen Räume nehmen aber auch Raum, stellen gezielt Fragen, involvieren, lassen Diskussionen zu, fassen zusammen, sichern Ergebnisse - dies geht natürlich nur mit einer guten Vorbereitung und einem detailreichen Ablaufplan, der mit unseren Auftraggeber:innen abgestimmt und verhandelt ist.
Zu Beginn einigen wir uns mit den Teilnehmer:innen auf Kommunikationsregeln, sodass die Teilnehmer:innen aktiv daran beteiligt werden einander zuzuhören und aufeinander einzugehen.
Unser Ziel ist es, Veranstaltungen zu kreieren in der jeder Mensch gesehen und gehört wird. Wir führen AHA-Momente und Emotionen herbei, die zu einem nachhaltigen Ergebnis führen.
Zusammenarbeit bedarf Austausch über Werte
und Kommunikation
“Kommunikation ist unser Job - wir wollen echte Erfahrungen und Erlebnisse bewerben und für Menschen Genussmomente und Pausen kreieren - das ist unsere Kernkompetenz. In den letzten Monaten mussten wir jedoch auf so viele Veränderungen reagieren, dass wir als Team nicht mehr in die gleiche Richtung gehen - wir müssen unsere Kompassnadel wieder ausrichten” - so die Geschäftsführung.
Unterschiedliche Interviews mit Teammitgliedern gaben uns einen guten, differenzierten Blick auf die aktuelle Situation, auf Herausforderungen, Probleme und Chancen.
Teamentwicklung
In einem gemeinsamen Workshop wurden Teamrollen definiert und Funktionen neu verteilt bzw. bewertet. Darüber hinaus wurden Teamwerte entwickelt, davon abgeleitet wurde die Bedeutung für die Zusammenarbeit im Team: Wie kommunizieren wir miteinander? Wann und wo ist der Raum Konflikte offen anzusprechen?
Wochen vergehen und uns ist es wichtig nachzufassen: was ist passiert? Hat der Alltag euch eingeholt? Sollen wir gemeinsam Anpassungen vornehmen - Die Reflektion und Nachjustierung führt zu einer stärkeren Akzeptanz der neuen Struktur und zur Übernahme von individueller Verantwortung für das Gelingen des Neuen! Veränderung bedarf Übung, alte Gewohnheiten müssen über Board geworfen und neue Gewohnheiten etabliert werden - dies bedarf stetiger Reflexion und Anpassung und genau in diesem Prozess steckte das Team als wir sie noch einmal besuchen durften.
“Wir wollen [hier wahlweise einsetzen: Agiles Arbeiten, New Work, agiles Projektmanagement, Sprints…] einführen. Könnt ihr dafür einen Workshop gestalten?"
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Wir erhalten einige dieser Anfragen, weil die Sendenden meist ein relativ klares Bild von ihrer Anfrage im Kopf haben. Bei uns gehen unzählige Fenster und Türen bei diesen Begriffen auf, weil es das >>agile Arbeiten<< und das >>agile Projektmanagement<< nicht gibt.
Diese Begriffe versuchen lediglich neue Arbeitsweisen zu beschreiben und unter einen Hut zu bringen.
Von Natur aus sind wir Lebewesen, die Gewohnheiten und Routinen schätzen. Warum sollten wir also unsere Arbeitsweise umgestalten, weil es gerade Trend ist mit Kanban Boards zu arbeiten, wenn es keinen Mehrwert bringt?
Bevor wir loslegen und Workshops konzipieren, befragen wir die Teammitglieder, die Abteilungen und erfahren, dass die eigentliche Herausforderung darin besteht Kooperationspartner:innen stärker in den Angebotserstellungsprozess zu involvieren. Außerdem will der Kunde erfahren, ob sich diese Arbeitsweise positiv auf die Endkund:innen auswirkt. Also keine Kanban-Boards sondern ein nutzer:innen zentrierter 2-tägiger Workshop, in dem die Teammitglieder:
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Interviews führen
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Personas erstellen und
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Formate erarbeiten, die den stetigen Austausch und kooperative Zusammenarbeit fördern und
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Wir begleiten indem wir Methoden einbringen wie
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Timeboxing, Check-ins, Reflexionen und entwicklungsorientiertes Feedback.
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Wir konnten die Partner:innen für eine engere Zusammenarbeit gewinnen. Gemeinsam werden jetzt Meilensteinpläne mit Iterationsphasen erstellt. Monatliche Reflexionsrunden helfen dabei herauszufinden, was an der Zusammenarbeit gut läuft, was Zeit frisst, welche Herausforderungen in der kommenden Zeit absehbar sind und wie sich das Team aufstellen muss, um ihnen zu begegnen. Mitgenommen haben die Teilnehmenden außerdem die Überzeugung, dass Teamprinzipien, Werte und eine bewusste Kommunikation die Grundlage für neue Arbeitsweisen sind.
Agiles Arbeiten
Neuer Auftrag, neue Kund:innen - häufig bleibt Organisationen wenig Zeit für interne Projekte und Strategieentwicklung. Bei unserem Kunden ist die Außenkommunikation ein wiederkehrendes Projekt, welches keinen Anfang findet. Das frustriert - das bildetist die Grundlage für Konflikte:
“Seit mehr als 2 Jahren versuchen wir unsere Website neu aufzusetzen und die Social Media Kanäle kontinuierlich zu füttern - aber das Alltagsgeschäft killt diesen Vorsatz immer und immer wieder.”
Nach einem Vorgespräch mit der Geschäftsführung konnten wir im ersten Workshop eine gemeinsame Vision erarbeiten, um den Nordstern an dem sich das Team orientieren kann, zum Leuchten zu bringen.
Im darauffolgenden Workshop sind wir konkreter geworden und haben die Stolpersteine identifiziert, die eine konsequente Beschäftigung mit internen Veränderungsprozessen blockieren. Die OKR (Objective Key Results) Methode und Prinzipien des agilen Projektmanagements schaffen Raum die eigenen Abläufe zu reflektieren und dadurch zu optimieren. Durch die OKR’s erhielt das Team einen Gesamtüberblick zu allen Aktivitäten, kann flexibel auf Veränderungen reagieren, die Aufgaben anpassen und immer wieder neu priorisieren und sich abstimmen. Über die Monate hinweg konnten wir sehen, dass die stetige Veränderung auch eine stetige Anpassung erfordert, die das Team jetzt proaktiv annimmt.